Lassen Sie uns zunächst klarstellen, dass es keine in Stein gemeißelten Regeln gibt, wenn es darum geht, eine zu erstellen professionelle Präsentation. Es spielen viele Faktoren eine Rolle, die Sie berücksichtigen müssen, und am Ende müssen Sie beim Versenden auf Ihr eigenes Urteilsvermögen vertrauen. Allerdings gibt es bestimmte Richtlinien, die Ihnen bei diesem manchmal schwierigen Prozess helfen können.
Erstellen einer professionellen Präsentation
Schnappen Sie sich also Stift und Papier und fangen Sie an, Dinge aufzuschreiben, altmodisch. Beginnen wir mit der Beantwortung der grundlegenden „W“-Fragen: Was, Wer wo Und Was.
In erster Linie müssen Sie wissen, worum es in Ihrer Präsentation geht. Handelt es sich um eine Unternehmenspräsentation, eine Produkteinführung usw. Das mag lächerlich offensichtlich klingen, aber der erste Schritt beim Schreiben von etwas, sei es eine Geschichte, ein Artikel oder eine Präsentation, besteht darin, den Titel zu schreiben.
WHO
Die Beantwortung der „Wer“-Frage ist äußerst wichtig! Wer wird diese Präsentation sehen? Wenn Sie diese Frage beantworten, legen Sie auch ein Endziel für die Präsentation fest. Das Zeigen einer Unternehmenspräsentation vor neuen Mitarbeitern des Unternehmens und die Präsentation vor einem potenziellen Investor oder Kunden haben sehr unterschiedliche Ziele. Der Titel der Präsentation mag zwar derselbe sein, das Ziel ist es jedoch nicht, und das wird sich später beim Verfassen des Inhalts auswirken.
Wo
Viele Leute übersehen diese Frage und sie ist der Unterschied zwischen der Investition, die Sie gesucht haben, und der Tatsache, dass Sie völlig ignoriert werden. Eine Präsentation kann auf verschiedene Arten präsentiert werden. Sie können es per E-Mail versenden, damit der Leser es in Ruhe durchsehen kann, und Sie können es selbst vor einem Publikum präsentieren. Wissen Wo (und wie) die Präsentation präsentiert wird, beeinflusst die Länge der Präsentation und den tatsächlichen Inhalt. Wenn Sie diese Präsentation selbst präsentieren, sollten Sie nicht zu viel Text darin haben, denn Sie möchten, dass sich das Publikum auf Sie konzentriert und nicht auf Textabsätze auf dem Bildschirm hinter Ihnen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie berücksichtigen müssen, wie viel Zeit Sie für die Präsentation haben und wie lange jede Folie dauern wird. Wenn Sie diese Präsentation andererseits per E-Mail an jemanden senden, müssen Sie so viel Inhalt schreiben, dass er Ihre Nachricht versteht, ohne dass Sie da sind, um es zu erklären, aber nicht zu viel, damit er gelangweilt oder überfordert ist und ihn nicht liest überhaupt! Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie mit der Arbeit beginnen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
1. Stellen Sie sich Folien als „Überschriften“ vor
Normalerweise ein Betreff=Kopfzeile=Folie. Wie eingangs erwähnt, sind keine Regeln in Stein gemeißelt, sondern betrachten dies als allgemeine Richtlinie. Denken Sie nun in beliebiger Reihenfolge an alle möglichen Überschriften, die für Ihre Präsentation relevant sein könnten. Wenn es sich um eine Unternehmenspräsentation vor Mitarbeitern handelt, könnten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Firmenüberblick
- Management
- Produkte
- Büroetikette
Wenn es sich um eine Unternehmenspräsentation für Investoren handelt, können Ihre Überschriften etwas anders lauten:
- Überblick
- Technologie
- Wettbewerb
- Markt
Dies sind nur einige Beispiele. Wenn Sie fertig sind, werden Ihnen noch viele weitere zur Verfügung stehen. Schreiben Sie alle Überschriften, die Ihnen in den Sinn kommen, ohne sich einzuschränken und in keiner bestimmten Reihenfolge.
2. Schreiben Schreiben Schreiben
Gehen Sie nun jede Überschrift durch und schreiben Sie den passenden Inhalt. Schreiben Sie alles, was Ihrer Meinung nach für diese bestimmte Überschrift wichtig und relevant ist. Machen Sie sich keine Gedanken über das Aussehen, die Länge oder die Grammatik. Schreiben Sie einfach so, als würden Sie einem eifrigen Zuhörer über Ihr Unternehmen schimpfen. Sie werden überrascht sein, was Ihnen alles in den Sinn kommt.
3. Löschen, löschen, löschen
An diesem Punkt haben Sie eine Reihe von Kopfzeilen mit einer Menge Text. Jetzt müssen Sie prüfen, welche Überschriften möglicherweise nicht wirklich relevant sind, welche Überschriften möglicherweise zu einer zusammengefasst werden können (z. B. F&E und Technologie) und welche Überschriften nicht wirklich genug Inhalt zum Anzeigen haben. Sie berücksichtigen, wie viel Inhalt Sie für jeden Header geschrieben haben und welche Header einfach keine Rolle zu spielen scheinen. Dies ist ein zweistufiger Schritt:
- Überschriften – Denken Sie daran, dass die Anzahl der Überschriften normalerweise mit der Anzahl der Folien übereinstimmt, obwohl es einige Ausnahmen gibt. An dieser Stelle müssen Sie darüber nachdenken, wie viele Folien Ihre Präsentation haben soll (denken Sie an die „Wo“-Frage!).
- Inhalt - Beginnen Sie damit, irrelevante oder überflüssige Inhalte zu löschen, damit nur das vorhanden ist, was für Ihr Endziel wichtig ist. Gehen Sie die Grammatik und Rechtschreibung durch und stellen Sie sicher, dass alles perfekt ist. Auch hier müssen Sie sich mit der „Wo“-Frage befassen. Wenn Sie diese Präsentation selbst präsentieren, benötigen Sie weniger Inhalt pro Kopfzeile (Folie). Wenn Sie dies an jemanden senden, lesen Sie den Text laut vor und versuchen Sie sich vorzustellen, dass Sie nichts über das Unternehmen wissen – würden Sie das verstehen?
4. Erstellen!
Der schwierige Teil liegt hinter Ihnen! An dieser Stelle müssen Sie das Medium auswählen, in dem Sie Ihre Präsentation erstellen möchten. Ein sehr schwieriger und späterer Schritt besteht darin, Ihre Präsentation so zu gestalten, dass sie professionell aussieht. Denn eine Präsentation, die schlecht aussieht, wirft ein schlechtes Licht auf Sie und führt nicht zu dem Endergebnis, das Sie sich wünschen. Um diesen Schritt zu überspringen, erstellen Sie eine Präsentation mit Emaze. Auf diese Weise ist jede von Ihnen erstellte Folie bereits entworfen und einsatzbereit! Sobald Sie sich entschieden haben, wo Sie Ihre Präsentation erstellen möchten, beginnen Sie einfach mit der Erstellung der Folien mit den Überschriften und Inhalten.
5. Machen Sie daraus eine fesselnde Geschichte
Es ist wichtig, dass Ihre Präsentation eine Geschichte erzählt. Dies erreichen Sie, indem Sie Ihre Folien neu anordnen, um die Informationen in der richtigen Reihenfolge zu vermitteln. Hier gibt es keine Regel, Sie müssen darüber nachdenken, wie Ihre Geschichte erzählt werden soll. Möchten Sie den Markt und Bedarf für Ihr Produkt und dann für Ihr Unternehmen darstellen oder umgekehrt?
6. Lesen, Bearbeiten, Wiederholen
Öffnen Sie Ihre Präsentation und lesen Sie sie von Anfang bis Anfang laut vor. Finden Sie Dinge, die Sie stören, Grammatikfehler und Tippfehler, ändern Sie die Reihenfolge der Folien usw. Und dann wiederholen Sie diesen Schritt. Und wieder. Und wieder. Bis du es nicht mehr musst. Viel Glück!
